El Rincon del BI

Descubriendo el Business Intelligence…

2.5. KMS: Knowledge Management System o Sistemas para gestión del Conocimiento.

Posted by Roberto Espinosa en 24 noviembre 2009


Nuevas tecnologias desarrolladas para la gestión del conocimiento y su integración en una única plataforma. Son herramientas no relacionadas directamente con el Business Intelligence, pero nos permiten gestionar toda la información y el conocimiento que hay en la empresa para poder sacar un mayor partido de ella. Por ejemplo, toda la documentación interna, manuales, procedimientos que existen en la empresa estara guardada en un gestor documental que una vez indexado, se puede consultar por los integrantes de la organización de una forma ágil. Al fin y al cabo, la información es poder y cuanto mas rapida se pueda obtener, mas beneficios genera.

Knowledge Management System (KM System) se refiere a los sistemas informáticos para gestionar el conocimiento en las organizaciones, que soportan la creación, captura, almacenamiento y distribución de la información. Estos sistemas son una parte mas de la estrategia de Gestión del Conocimiento dentro de las organizaciones.

La idea de un sistema KM es permitir a los empleados tener un acceso completo a la documentación de la organización, origenes de información y soluciones. El tipico ejemplo es la empresa donde un ingeniero conoce la composiciones de metales que podria reducir el nivel del ruidos en motores. Compartiendo esta información, se podria ayudar a diseñar motores mas efectivos o podria ayudar y dar ideas a otros componenes de la organización a diseñar mejores equipamientos o a mejorar los productos. Otro ejemplo podría ser el departamento comercial que necesita información sobre los clientes y puede consultar la información recopilada por otros compañeros al respecto. O el departamento de sistemas que tienes todos sus manuales de administración y documentación informatizados y es facil buscar soluciones a problemas presentados anteriormente en dicha información.

Un sistema KM podría incluir lo siguiente:

  1. Tecnologia documental que permita la creación, gestion y comparticion de documentos con un formato determinado (como Lotus Notes, portales Web de gestion documental, Bases de datos distribuidas).
  2. Ontologia/taxonomia: similar a la tecnologias de documentacion para crear un sistema de terminologias que son usadas por sumarizar, organizar o clasificar los documentos ( por ejemplo Autor, Materia, Organizacion, etc).
  3. Proporcionar mapas de red de la organización para mostar el flujo de comunicacion entre las entidades y los individuos.
  4. Desarrollo de herramientas sociales dentro de la organizacion para sacar un mayor aprovechamiento de la creacion del sistema KM.

Los sistemas KMS trabajan con información, aunque es una disciplina que se extiende mas alla de los sistemas informaticos. Las caracteristicas mas importantes de un sistema KMS pueden incluir:

  1. Proposito: un KMS tiene que tener el explicito objetivo de la gestion del conocimiento, permitiendo la colaboracion, el compartir buenas practicas y similares.
  2. Contexto: Una perspectiva de los sistemas KMS es ver que el conocimiento es información organizada con inteligencia, acumulada e integrada en un contexto de creación y aplicacion de dicho conocimiento.
  3. Procesos: el sistema KMS es desarrollado para soportar y permitir procesos de conocimiento intensivo, como tareas o proyectos de creación, construcción, identificación, captura, selección, evaluación, acceso, recuperación y aplicación, que es el llamado ciclo de vida del conocimiento.
  4. ParticipantesLos usuarios pueden jugar roles activos de participantes involucrados en las redes del conocimiento y en las comunidades, aunque esto no tiene porque ser necesariamente el caso. Los sistemas KMS esta diseñados para que el conocimiento se desarrolle colectivamente y la distribución de dicho conocimiento sea un proceso continuo de cambio, reconstrucción y aplicación en diferentes contextos, por diferentes participantes con diferentes backgrounds y experiencias.
  5. Instrumentos: el sistema KMS debe soportar instrumentos de gestión del conocimiento, como la captura, creación y comparticion de aspectos codificables de la experiencia, la creacion de directorios de conocimiento corporativos, con su correcta clasificacion, taxonomia u ontologia,  localizadores de experiencia, sistemas de gestion de habilidades, herramientas de colaboracion para permitir conectar personas interesadas en los mismos temas, permitiendo de esta manera la creación de redes de conocimiento.

Un KMS ofrece servicios integrados para desarrollar instrumentos KM para una red de participantes, que seran trabajadores activos del conocimiento durante todo el ciclo de vida de este. Los sistemas KMS pueden ser usados para procesos de cooperacion, colaboracion entre comunidades, organizaciones virtuales, sociedades u otras redes virtuales, para gestionar contenidos, actividades, interactuar y generar flujos de trabajo, proyectos, trabajos, departamentos, privilegios, roles, participantes con el proposito de extraer y generar nuevo conocimiento, darle valor y transferirlo, generando nuevos servicios, usando nuevos formatos e interfaces en diferentes canales de comunicacion.

El termino KMS puede ser asociado a los programas Open Source y las licencias, iniciativas y politicas  Open Source Software, Open Standards, Open Protocols and Open Knowledge.

Beneficios de los sistems KM

Algunas de las ventajas mas destacables de los sistemas KM son:

  1. La información organizacional valiosa se comparte a traves de la estructura de la organización.
  2. Podemos evitar reinventar la rueda, reduciendo trabajo redundante reutilizando trabajo ya realizado por otros en la misma organizacion.
  3. Reducción de los tiempos de formación de los nuevos empleados.
  4. Retencion de la propiedad Intelectual de los trabajos despues de que el empleado abandone la empresa. Es como si el conocimiento fuera codificado.

Herramientas KMS

Opensource: Alfresco, Nuxeo, OpenKm.

Propietarias: En la web de la revista KMWorld tenemos una lista de los fabricantes mas importantes.

3 comentarios to “2.5. KMS: Knowledge Management System o Sistemas para gestión del Conocimiento.”

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