El Rincon del BI

Descubriendo el Business Intelligence…

14.6.1. Reporting en Microstrategy 9 (I).

Posted by Roberto Espinosa en 6 febrero 2010


Durante los ultimos días he estado validando las funcionalidades de Microstrategy 9 en lo referente al reporting, intentando ir de los aspectos mas generales y sencillos hasta los mas especificos y complejos, intentando pasar por todos los componentes y desarrollando ejemplos de análisis basados en el módelo dimensional que hemos visto en las entradas anterior del blog.

Antes de empezar, os recomiendo el video publicado por Microstrategy para familiarizaros con el entorno de trabajo ( visualizar aquí ).

Como consideración inicial, indicar que el reporting en Microstrategy esta algo limitado a nivel de diseño, pues siempre trabajaremos con tablas tabuladas donde podremos ir colocando los diferentes elementos del informe (atributos, indicadores, filtros, selecciones dinamicas, grupos personalizados, etc). Ademas de los informes, podremos construir lo que en Microstrategy se llama Documento, el cual nos permitira incluir varios informes y objetos que diseñemos nosotros mismos (se utilizaran por ejemplo para  construir los cuadros de mando, tableros interactivos, etc). Esta parte la veremos cuando veamos el diseño de cuadros de mando.

En la imagen podeis observar el editor de informes. Es el lugar donde se realiza el diseño de los informes. Podemos observar 5 secciones diferenciadas, que son:

Editor Informes en Microstrategy 9

  • Objetos de informe: en la parte superior izquierda. En esa sección visualizaremos todos los elementos que hemos incluido en la tabla del informe. Nos apareceran los atributos, indicadores, campos calculados, etc., que hemos insertado en el diseño del informe. Desde aquí se pueden modificar sus características. Por ejemplo, podremos cambiar el nombre con el que aparece el elemento en el informe, su representación, si aparece en el informe o esta oculto, etc.
  • Detalles de informes: en la parte superior derecha. Muestra información del informe en el momento de ejecutar.
  • Filtro de informe: en la parte superior derecha. Es el lugar donde asociamos al informe los filtros o selecciones dinámicas que se van a utilizar para restringir la información devuelta.
  • Explorador de objetos:  en la parte inferior izquierda. Es el arbol desde el cual podemos navegar por los diferentes elementos definidos en el metadata de Microstrategy: Jerarquias de usuario, atributos, indicadores, etc. Desde esta ventana podemos arrastrar a la sección de filtros o a la plantilla del informe para incluir el elemento seleccionado en el informe. Es contextual y solo deja insertar en cada lugar los elementos que se pueden utilizar
  • Vista de Informe: es el lugar donde diseñamos el layout del informe. Realmente estamos creando una plantilla que se asocia al informe. Es una tabla cruzada donde vamos incluyendo los elementos por los que se desglosara la información.

Construcción de Informes Simples

Vamos a empezar diseñando un informe sencillo. Queremos analizar los importes netos de venta y unidades por año y región. Ademas, queremos que se puede seleccionar el año/s de análisis. Para ello, abrimos el editor de informes y seleccionamos, en el explorador de objetos, los siguientes elementos:

  • Filtro: navegamos por el explorador de objetos, en la carpeta objetos públicos, filtros y seleccionamos el que ya teniamos definido para seleccionar el año, arrastrandolo a la sección Filtro de informe.

Ventas por año y región

  • Atributos e indicadores: a continuación, seleccionamos desde el explorador de objetos los atributos Año y Región y lo llevamos a las filas de la plantilla del informe. Finalmente, desde la carpeta de indicadores, realizamos la misma operación con los indicadores Importe Neto y Unidades, posicionandolos en las columnas de la tabla.

A continuación cambiamos el estilo del informe uno de los disponibles (en concreto el tema Pasteles). Veremos mas adelante que los estilos se pueden personalizar a todos los niveles (colores, tipos de letra, fuente, color de celda, color de subtotales, etc.). Con unos cuantos movimientos de ratón hemos construido nuestro primer informe de análisis.  Lo ejecutamos y obtenemos el siguiente resultado:

Ventas por Año-Region

Observar el resultado. Nos aparecen todas las ventas del año, desglosadas por región, con el detalle de importes y unidades. En la sección Detalles de informe, nos aparecen los criterios con los que se ha ejecutado el informe (filtros). En ese lugar tendremos la referencia de que restricciones se estan aplicando al informe. Las ventanas Objeto de informe y Explorador de objetos siguén apareciendo por si queremos ir realizando “sobre la marcha” modificaciones en el informe (añadiendo nuevos atributos o indicadores, cambiando descripciones, etc). Estas ventanas se pueden ocultar sin ningún problema (pues habrá usuarios que no tendrán que realizar este tipo de tareas).

Objetos Microstrategy

Partiendo de este informe simple, vamos a ir viendo las diferentes propiedades que podemos modificar para ir personalizando su aspecto y características conforme a nuestras necesidades.

Formateo de los Informes. Personalizar filas, columnas, titulos, fuentes, colores.

Microstrategy dispone de unos 20 estilos de informe predefinidos, tal y como observamos en la imagen.

Cada estilo tiene su propia configuración de colores, tipos de letra, tramas de las cuadriculas, etc. Ademas, las modificaciones que realizemos sobre el diseño las podemos guardar creando nuestros propios estilos personalizados.

Algunas de las cosas que podemos configurar en el formato de nuestros informes serán:

- Formato de los titulos de filas y columnas: fuente, tamaño de letra, efectos sobre la letra (negrita, cursiva, subrayado), color de la letra, color de la casilla, bordes, alineación.

- Formato de valores (indicadores): fuente, tamaño, efectos sobre la letra, formato de los números, color de la letra, color de la casilla, bordes, alineación.

- Visualización de los atributos: cuando en la casilla que estemos personalizando tengamos un atríbuto, podemos seleccionar que valor se mostrará de el (ID, DESC o ambos). Por ejemplo, si estamos con el atributo material, podemos ver solo el ID (será el código del material), o solo el DESC (será la descripción del material) o ambos y en el orden que deseemos.

- Formato de subtotales:  de la misma manera, podremos cambiar las propiedades que hemos visto anteriormente para los subtotales de un atributo (tanto a nivel de encabezado como de valores).

Con esta parametrización a nivel de los elementos de un informe, le podremos dar el aspecto deseado para remarcar determinados valores o para hacerlos mas intuitivos al usuario. Para nuestro informe de ejemplo, hemos realizado varios cambios. Hemos incluido el indicador %Margen y le hemos cambiado el color de visualización y el formato  a su valores (color de la letra azul y en negrita) para destacarlos sobre el resto de las columnas. Igualmente, hemos cambiado los colores de las celdas de subtotales y totales generales para diferenciarlos según el atributo al que corresponden. El informe modificado tendría el siguiente aspecto:

Informe basico con cambio formato

El cambio del formato es tan sencillo como seleccionar la casilla de cabecera del atributo o el indicador para el cual queremos cambiar el formato, y con el botón derecho nos aparecerá el menú contextual. El cambio de formato lo podemos realizar de la misma manera bien desde el diseño de informes o en tiempo de ejecución, interactuando con el informe que presenta la información. El menú contextual es el siguiente:

Menu contextual para cambio de formato

En el ejemplo, hemos seleccionado la casilla de cabecera del atributo Año. Podremos cambiar el formato del encabezado (Año encabezados), de los valores (Año valores), encabezado de los subtotales del atributo (casilla Total) y el formato de los valores de subtotales. Vemos que desde el mismo menú contextual podremos cambiar la Representación del Atributo, quitarlo de la cuadrícula o del informe, bloquear el objeto para que se quede fijo cuando tengamos informes con muchas filas o columnas o incluso acceder a la modificación de atributos, indicadores, etc desde este lugar (se requeriran los oportunos permisos. Los cambios en objetos del esquema desde esta opción no se resfrescarán hasta que no se vuelva a ejecutar el informe).

Para los indicadores, también podremos establecer formateo a nivel de categoría (Numero, Fracción, notación cientifica, porcentaje), número de decimales, separación de miles, formateo personalizado, etc (mas o menos las mismas opciones de formateo que en la tipica aplicación de Hoja de Cálculo).

Definición de Umbrales. Tipos de umbrales.

Observando el informe anterior, vemos que hemos remarcado los valores del indicador %Margen sobre el resto de indicadores del informe. En este informe nos interesa centrarnos en el análisis de este indicador de negocio. Para centrarlos en analizar los valores de una forma más ágil, vamos a utilizar otra característica de los informes de Microstrategy, que son los umbrales. Los umbrales nos permiten establecer un formato personalizado a los indicadores según los valores de estos. Con los umbrales podemos destacar determinados valores según nos interese, de forma que el usuario de los informes vaya al “grano” cuando este analizando la información visualizada, de forma que haya algo  que le llame la atención directamente y le avise  (valores de rentabilidad negativa, por ejemplo). Podría ser una forma de establecer alarmas en los datos.

Tenemos 4 tipos de umbrales, que son:

  • Formato: modificamos el formato de los valores según las condiciones indicadas. Podemos cambiar el tipo de letra, el color, el resaltado, el fondo, etc, para remarcar los valores que cumplan unos determinados criterios.
  • Remplazar texto: podemos cambiar el valor por un determinado texto que nos avise de algo (por ejemplo, el texto REVISAR para indicar que hay algo erróneo que convendría analizar o el texto EXCEDIDO para indicar que se han superado las ventas presupuestadas en un determinado nivel de análisis).
  • Simbolo rápido: sustituimos los valores que cumplan las condiciones por un determinado simbolo, al que también podremos dar un color diferenciado.
  • Imagen: sustituimos los valores que cumplan las condiciones por una imagen.

Editor umbrales

Como veis en la imagen, una vez seleccionado un determinado indicador, seleccionando la opción Umbrales podremos establecer los criterios que determinan cada umbral. En el ejemplo, hemos creado 4 rangos de valores. Para cada rango de valores, hemos determinado un formato diferente para los valores, de forma que los importes negativos de rentabilidad los veremos resaltados en rojo, los importes con rentabilidades bajas (entre 0 y 10) los veremos en amarillo, y asi hasta los valores mayores de 25%, que sacaremos en color negro considerandolos los valores normales.

Aplicando estos valores de umbrales a nuestro informe ejemplo, obtendremos el siguiente resultado:

Informe con umbrales del tipo formato y del tipo simbolo

Observad como los valores en rojo nos indican una rentabilidad negativa y son elementos que habrá que estudiar. En el informe he incluido en una nueva columna un umbral utilizando simbolos. También puede ser una forma ágil de llamar la atención sobre un determinado valor.

Los umbrales se pueden establecer a nivel de indicadores, a nivel de indicadores y subtotales o solo a nivel de subtotales.

Ordenación avanzada.

Puede darse el caso que en los informes tengamos muchisima información y nos interese que este ordenada por determinados criterios (para solo analizar valores que consideremos relevantes). Por ejemplo, nos puede interesar analizar las ventas por importe de mayor a menor, o las rentabilidades de menor a mayor (para analizar las mas bajas).

Para esto, Microstrategy dispone del editor de Ordenación Avanzada, que nos permite establecer criterios de ordenación compleja sobre los datos. En nuestro ejemplo, queremos ordenar los datos por rentabilidad de menor a mayor, pero no en general para todos los datos del informe, sino dentro del analisis de cada año que aparezca en el informe.

Ordenación avanzada

Podeis ver como hemos indicado dos criterios de ordenación. En primer lugar, que se ordenen los datos por año de forma ascendente. En segundo lugar, para los datos de cada año, que se orden de forma ascendente según el valor del indicador %Margen. De esta forma, para cada año, tendremos al principio las regiones con margenes mas bajos, que son las que nos interesará analizar. El informe quedaría así:

Informe con ordenación por Año y Margen

La ordenación avanzada se puede establecer tanto a nivel de filas (como en el ejemplo), a nivel de columnas, o a nivel de paginación. Veremos mas adelante en que consiste la paginación.

Filtros en indicadores. N Valores.

También puede darse el caso de que en los informes se nos presente gran cantidad de información irrelevante (por ejemplo, clientes con ventas muy bajas en un analisis detallado por cliente) y nos interese filtrar sobre los valores recuperados de la base de datos. Este filtrado sería a posteriori, y se produciria en el momento en el que el motor analítico va a mostrar la información.

Podremos tener dos tipos de filtrado sobre un indicador:

  • N valores:  donde podremos seleccionar, por ejemplo, los N primeros valores, los N ultimos valores, excluir los N primeros valores o excluir los N ultimos valores de la visualización. Tambien podremos indicar, dentro del ranking,  los valores que estan o no estan en un determinado rango (por ejemplo, los valores entre la posición 10 y 30 del ranking), o un valor determinado del ranking (el doceavo en el ranking).
  • Condición: igualmente, podremos establecer un filtrado indicando una condición que deberan de cumplir los valores del indicador (en el caso de que no la cumplan no se mostrarán).

Filtro Indicador (10 primeros valores de ventas)

Para probar el filtro sobre un indicador, hemos modificado nuestro informe de ejemplo sustituyendo el atributo región por el de provincia. Igualmente, hemos ordenado los datos obtenidos de forma descendente por la columna Importe Neto de Ventas. En este informe nos aparecen muchos datos y queremos quedarnos solo con los 10 primero valores. Aplicando el filtro que hemos visto anteriormente, el informe resultante quedaría:

Informe de Ventas por Año y Provinca - 10 Primeros Importes

Hay que tener en cuenta que al establecer el filtrado, los valores de subtotales se alteran y reflejan solo la suma de los valores que se muestran en pantalla.

Paginación.

Para explicar el concepto de paginación, vamos a modificar nuestro informe ejemplo y vamos a sustituir el atributo Año por el atributo Región. Queremos analizar las ventas por Región, y dentro de cada región, ver el detalle de cada una de las provincias. El informe modificado quedaría así:

Informe de Ventas por Región y Provincia

Para poder facilitar el análisis, queremos ver solo una región en pantalla y poder ir moviendonos por las diferentes regiones. Para esto, Microstrategy nos proporciona la funcionalidad del paginado. Uno o varios de los atributos se sacan de la cuadricula y aparecen en la sección de Paginación. En esa seccion el atributo seleccionado aparece como un menú desplegable con los diferentes valores que tiene y que se aplicaran en el informe como un filtro dinámico que podremos ir cambiando para ver los diferentes valores. El mismo informe con paginación en el atributo Región sería el siguiente:

Ventas por Region y Provincia - con paginación

Se pueden incluir todos los atributos de paginado que queramos dentro de los informes. Es tan facil como arrastrarlos a la sección de paginado o bien desde el menu contextual, al pulsar sobre la casilla del atributo, seleccionar la opción Mover –> A Páginas.

Definición subtotales y totales. Tipos de totalizacion.

Vamos a crear un nuevo informe para explicar las posibilidades de totalización que proporciona Microstrategy. Construiremos un report donde veremos la información por el atributo Año, a continuación por Trimestre, y finalmente por el Comercial de Ventas asignado a los clientes. Como indicadores de negocio, analizaremos el importe neto de ventas, las unidades vendidas, el Margen y el número de pedidos de cada uno de ellos. El informe quedaría algo así:

Ventas por Año, Trimestre y Comercial (sin Totales)

En un informe como este, donde no tenemos totalización, podremos añadir un total general al final del informe, así como subtotales para incluir en cada nivel de detalle de la información. Ademas del subtotal, que es una suma de valores, Microstrategy nos proporciona otras funciones de totalización como son Cantidad, Promedio, Minimo, Máximo, Producto, Mediana, Moda, Desviación Estandar, Varianza y Media Geométrica.

Para incluir un total general, seleccionaremos la opción Datos –> Totales Generales y nos aparecera un total general para el informe. Es importante tener en cuenta que podemos tenemos definidos los indicadores (cuando se crean) para que no se puedan realizar subtotales con ellos. Por ejemplo, en nuestro proyecto, el indicador %Margen esta configurado de esta manera, pues no tiene sentido la suma de valores individuales de porcentajes (es un dato que no nos dice nada, es mas, nos puede llevar a error).

Ademas, podemos incluir los subtotales indicando la opción de menú Datos –> Subtotales. Nos aparece el editor de subtotales donde podemos seleccionar que tipo de subtotal queremos utilizar,y el lugar dentro de la tabla donde mostraremos los subtotales por fila, columna o pagina. Observad el ejemplo donde hemos metido un subtotal al final de cada nivel y un total general. Ademas, hemos seleccionado el Minimo y Maximo de cada columna, que nos indicara los valores minimos y maximos de cada indicador en cada nivel. Puede resultar util para tener identificados determinados valores o cálculos de una forma rápida.

Ventas por Año, Trimestre y Comercial con Subtotales

Ademas, disponemos de unos subtotales avanzados que nos permiten realizar otro tipo de totalizaciones mas fuera de lo habitual. Por ejemplo, podemos indicar por que atributo queremos obtener un subtotal global y mostrarlo al final del informe. O establecer diferentes niveles de agrupación por atributos para los subtotales. En nuestro ejemplo, el subtotal global por el atributo comercial quedaría así:

Ventas por Año, Trimestre y Comercial con Total por Comercial

Podremos definir tantos subtotales como deseemos para incluir la sumarización deseada por el atributo deseado y en el lugar deseado.

Visualización Jerarquica de Resultados.

Cuando tenemos mucha información en pantalla, con muchos niveles de desglose, Microstrategy nos permite organizar la visualización de la información de forma jerárquica (lo que llaman Mostrar resultados indentados). Es otra técnica diferente a la de la paginación que ya vimos anteriormente. Para verlo mas en detalle, vamos a construirnos un informe que incluye para cada año, las lineas de producto y el detalle de los materiales de cada linea de producto, con los indicadores de analisis vistos anteriormente. Al ejecutar el informe, vemos que tienes mas 400 lineas y es dificil moverse por la información.

Para cambiar la visualización jerárquica, seleccionamos la opción de menú Cuadrícula –> Mostrar resultados indentandos, y cambia el aspecto del informe al siguiente:

Informe con resultados indentados

Observar que en la parte superior de la cuadricula hay 3 cuadros (con los valores 1, 2 y 3). En nuestro caso, tenemos seleccionado el valor 2, y estamos viendo la información desglosada hasta el nivel de Linea de Producto. Si seleccionaramos el valor 3, veriamos ademas toda la información de los materiales. Y si estuvieramos en el nivel 1, solo veriamos la información desglosada por año.

Puede ser una forma util de presentar la información en un nivel no muy desglosado para ver los datos de forma mas clara y cambiar de nivel jerarquico en el caso de querer profundizar mas en determinados aspectos.

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Una respuesta to “14.6.1. Reporting en Microstrategy 9 (I).”

  1. Ahora estoy acabando con los cubos inteligentes, que tambien tienen muy buena pinta..y lo proximo serán los documentos…En fin ya ire contando.

    Por cierto,tiene muy buena pinta el Bingo Intelligence. ¿Para cuando habrá una versión de evaluación para trastear?¿Es un producto de gente aquí?…Supongo que ya nos iras contando.

    Un saludo y gracias por hacer un gran trabajo y compartir cosas desde tu Web.

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